come inviare i documenti via email
Un amico ti ha appena contattato chiedendogli di inviargli tramite posta elettronica quei documenti di cui gli avevi parlato qualche giorno fa ma tu, poco esperto in fatto di Internet e nuove tecnologie, non hai la minima idea di come fare?
Non ti preoccupare, ti aiuto io.
Prenditi qualche minuto di tempo libero, mettiti bello comodo ed inizia subito a concentrarti sulla lettura di questa mia guida su come inviare i documenti via email.
Qui sotto trovi infatti indicato, passaggio dopo passaggio, tutto ciò che bisogna fare per riuscire ad inviare dei semplici documenti come allegati di posta elettronica, sia servendoti del servizio di Webmail, del client o dell’app che sei solito utilizzare (l’ideale per i file di piccole dimensioni) che ricorrendo all’uso di alcuni appositi tool online adibiti esattamene a tale scopo (la soluzione migliore nel caso in cui u debba inviare file più pesanti).
In tutti i casi non preoccuparti, è un’operazione semplicissima da eseguire.
Detto ciò, se sei dunque effettivamente interessato a scoprire come inviare i documenti via email, ti suggerisco di non perdere ulteriore tempo prezioso, di mettere al bando e ciance e di cominciare immediatamente a darti da fare.
Sono certo che alla fine potrai dirti più che soddisfatto oltre che ben felice della “scoperta” fatta.
Che ne dici, scommettiamo?
Allegati email
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Se ti interessa scoprire che cosa bisogna fare per riuscire ad inviare i documenti via email come allegati, quindi tramite il servizio di Webmail, tramite client per la posta elettronica o mediante l’app apposita che generalmente utilizzi, prima di fornirti tutte le spiegazioni del caso mi sembra doveroso fare una premessa riguardo le dimensioni massime consentite per i file.
A prescindere dalla tipologia di documenti che intendi allegare alle tue email e dal fatto che venga impiegato un servizio email direttamente dal browser, un client o un’app apposita, tutti i servizi di posta elettronica impongono un limite massimo per il peso dei file che è possibile aggiungere ad ogni singolo messaggio che si desidera inviare.
Prima di procedere, ti suggerisco dunque di informati sia riguardo il peso massimo consentito per l’invio degli allegati per il servizio di posta elettronica che utilizzi che riguardo le dimensioni del file che intendi spedire.
Intesi?
Chiarito ciò, se desideri capire come inviare i documenti via email, il primo passo che devi compiere è quello di accedere al client per la posta elettronica, l’app o il servizio di Webamail che solitamente utilizzi e fare clic sul pulsante per scrivere una nuova email che generalmente è a forma di matita e/o è contrassegnato dalla dicitura Nuovo messaggio di posta elettronica o Scrivi.
Nella finestra che si apre, digita l’indirizzo e-mail del destinatario (es. indirizzo@email.com) del messaggio nel campo A:, l’oggetto della lettera (ossia una breve descrizione dello stesso) nell’omonimo campo e digita il corpo del messaggio nel campo di testo bianco grande.
Procedi poi andando ad aggiungere come allegato il documento che desideri inviare.
Per fare ciò, fai clic sul pulsante con l’icona della graffetta da ufficio, seleziona il file dal computer o dal dispositivo che stai utilizzando ed attendi che l’upload venga avviato e portato a termine (a seconda del peso del file l’operazione potrebbe richiedere più o meno tempo).
Ad operazione completata, spedisci la tua e-mail con il documento in allegato semplicemente cliccando sul pulsante per l’invio del messaggio che solitamente è collocato in alto, sulla sinistra.
Facile, vero?
Google Drive
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Possiedi un indirizzo di posta elettronica Gmail, vuoi capire come inviare documenti via email e la soluzione di cui sopra non è stata in grado di soddisfare le tue esigenze perché devi intervenire su file molto pesanti?
In al caso, sono ben felice di comunicarti che puoi facilmente far fronte alla tua necessità sfruttando Google Drive, (se ben ricordi te ne ho parlato nel mio tutorial su come condividere file con Google Drive) il servizio di cloud storage di big G attivato automaticamente sul tuo account che permette di condividere fino a 15 GB di dati gratuitamente e che per consentire il download dei file richiede l’accesso con un account Google.
Per inviare grandi file via email tramite Google Drive, avvia il browser Web che solitamente utilizzi per navigare in rete, collegati alla tua casella di posta elettronica Gmail ed avvia la composizione di un nuovo messaggio.
Clicca quindi sul logo di Google Drive che si trova in basso a destra.
Nel riquadro che compare, seleziona la scheda Carica, clicca sul pulsante Seleziona file dal tuo computer, seleziona i file da condividere e premi sul bottone Carica. Facilissimo!
Microsoft OneDrive
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Non hai un indirizzo di posta elettronica Gmail ma utilizzi Outlook.com?
No problem! Anche in tal caso puoi contare su un servizio di cloud storage grazie al quale inviare i documenti via email andando condividere file e cartelle di grosse dimensioni online: Microsoft OneDrive.
Tramite quest’ultimo hai a disposizione fino a 5 GB di spazio gratuito, eventualmente espandibile a pagamento, attraverso la sottoscrizione di un abbonamento al prezzo a partire da 2€/mese.
Per potertene servire, collegati alla tua casella di posta elettronica via browser, avvia la composizione di un nuovo messaggio, premendo sull’apposito bottone collocato in alto (+) Nuovo messaggio e poi fai clic sul pulsante raffigurante una graffetta in basso.
Adesso premi sulla voce Cerca in questo computer nella barra laterale in basso e scegli, tramite il tuo computer, il file che desideri inviare via email, mediante la nuova finestra che ti viene mostrata a schermo.
Successivamente, clicca sull’opzione Carica e condividi come collegamento a OneDrive, attendi qualche istante affinché l’upload del file selezionato venga avviato e portato a termine, dopodiché spedisci il tuo messaggio di posta elettronica così come fai di solito.
Per essere condivisi tramite OneDrive i file inviati devono essere più grandi di 33 MB.
Il destinatario potrà scaricare i dati da OneDrive liberamente, senza dover registrarsi o autenticarsi.
Filemail
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In alternativa alle soluzioni di cui sopra, puoi inviare i documenti via email anche rivolgendoti ad appositi servizi online come nel caso di Filemail.
Trattasi di una comoda soluzione a costo zero che consente di condividere facilmente file “corposi” dal peso complessivo di 2 GB inviando al destinatario un messaggio di posta elettronica contenente il link per scaricare i dati dai suoi server.
Insomma, è sicuramente l’ideale nel caso in cui avessi la necessità di spedire tramite posta elettronica documenti dal peso non esattamene esiguo.
Per potertene servire, collegati innanzitutto al sito Internet di Filemail facendo clic sul collegamento che ti ho appena fornito e digita sia il tuo indirizzo e-mail, nel campo Da (e-mail), che l’indirizzo della persona a cui vuoi inviare i documenti via email, nel campo A (e-mail).
In seguito, inserisci l’oggetto del messaggio nel campo Oggetto e digita un messaggio di accompagnamento ai dati nel campo Messaggio.
Procedi dunque avviando il caricamento dei file da spedire come allegato cliccando prima su pulsante Aggiungi file, in modo tale da poter selezionare il file, e poi su Invia, per avviare la spedizione.
Puoi anche selezionare un’intera cartella di file facendo clic sul bottone Aggiungi cartella.
A questo punto, verrà avviata la procedura di upload del documento dopodiché si aprirà una pagina con la conferma dell’avvenuta spedizione e un link che verrà inviato automaticamente al tuo amico da Filemail e gli permetterà di scaricare il file che hai condiviso semplicemente cliccandoci sopra.
Tieni presente che il documento inviato potrà essere scaricato per un massimo di dieci volte ed entro entro tre giorni trascorsi i quali verrà cancellato dai server del servizio.
WeTransfer
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In alternativa ai servizi che ti ho appena proposto, puoi inviare i documenti via email ricorrendo all’uso di WeTransfer.
Si tratta di un servizio online che nella sua versione base permette di caricare fino a 2 GB di dati online gratis e senza effettuare registrazioni.
L’unico lato negativo è che i link generati rimangono disponibili soltanto per 7 giorni dopodiché vengono eliminati.
Per utilizzarlo, fai clic sul link che ti ho fornito poc’anzi in modo tale da poterti subito collegare alla pagina iniziale di WeTransfer dopodiché clicca prima su Take me to free e poi su Accetto. Pigia dunque sul pulsante Aggiungi file e seleziona i file da condividere, compila i campi Invia un email a e La tua e-mail indicando l’indirizzo di posta elettronica di destinatari del file ed il il tuo e avvia l’upload dei dati cliccando sul bottone Trasferisci.
Se vuoi, puoi anche digitare un messaggio nell’apposito campo di testo e farlo arrivare (insieme al link per scaricare i file) alle persone indicate nel campo E-mail di un amico. Fatto! Adesso lascia aperta la scheda di WeTransfer e, al termine della procedura di caricamento, il servizio provvederà a spedire automaticamente il link per il download a tutti i destinatari.
Coloro a cui hai provveduto ad inviare i documenti via email tramite WeTransfer potranno poi scaricare il tutto semplicemente facendo clic sul pulsante Download contenuto nell’email del servizio e selezionare l’opzione Scarica nella pagina Web che si aprirà.
Non gli verrà richiesta alcuna registrazione.
Files2U
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I servizi online per inviare i documenti via email che ti ho suggerito nelle righe precedenti non sono stati in grado di attirare la tua attenzione?
Allora prova a dare un’occhiata a Files2U! Si tratta di una soluzione gratuita che consente di inviare un numero massimo di 35 file per 3,3 GB di grandezza a ben cinque utenti differenti. Non richiede registrazioni per poter essere usato e consente anche di ricevere delle notifiche quando il destinatario riceve e scarica il file che abbiamo inviato. Tieni però presente che per poterlo usare sul computer utilizzato deve essere installato il software Java (se ben ricordi, ti ho spiegato come fare nella mia guida su come installare Java).
Per cominciare ad utilizzare il servizio, collegati alla pagina Web principale di Files2U mediante il link che ti ho fornito poc’anzi e compila il modulo che ti viene proposto digitando il tuo nome in corrispondenza del campo Your First Name e Your Last Name, il tuo indirizzo di posta elettronica in corrispondenza del campo Your Email Address, gli indirizzi di posta elettronica delle persone a cui intendi spedire il file di grosse dimensioni in corrispondenza del campo Recipient Email (massimo 5 indirizzi separati da virgola) e il messaggio che vuoi associare al documento in allegato in corrispondenza del campo Message.
Imposta quindi Yes o No nel menu a tendina Notify when download occurs? a seconda se desideri ricevere delle notifiche via e-mail quando i destinatari ricevono e scaricano il file che hai inviato loro, scegli la voce Yes, I agree dal menu a tendina Agree to the terms and conditions? per accettare le condizioni di utilizzo del servizio e clicca sul bottone Upload Files per proseguire nella procedura.
Nella finestra che a questo punto andrà ad aprirsi, clicca sul pulsante Esegui per autorizzare Files2U ad eseguire componenti in Java e attendi che venga caricato il file manager del servizio. Utilizza quindi il riquadro collocato nella parte sinistra della pagina per selezionare il documento che desideri spedire tramite posta elettronica ed il menu a tendina in alto a sinistra per navigare fra le cartelle del tuo computer dopodiché clicca prima sulla freccia blu che va verso destra e poi sul pulsante Start Upload per avviarne la spedizione.
Una volta completato l’upload, i destinatari del file riceveranno un messaggio di posta elettronica con un link e un PIN.
Per scaricare il documenti che hai inviato, loro dovranno poi collegarsi al link e digitare il PIN contenuto nel messaggio per avviare il download del file.
Ti faccio presente che i file caricati su Files2U vengono conservati per 48 ore sui server del sito.
Il download deve dunque essere effettuato in maniera tempestiva.
